Contoh Surat Peminjaman Barang yang Baik dan Benar

Jenis-jenis Surat Peminjaman Barang

Contoh surat peminjaman barang dapat dibuat untuk keperluan penyelenggaraan acara, baik itu acara sekolah, kantor, atau event-event besar lainnya. Terdapat beberapa jenis surat peminjaman barang yang bisa dibuat, dan setiap jenis memiliki format yang berbeda pula. Pada artikel ini, akan dijelaskan beberapa jenis surat peminjaman barang yang umumnya digunakan.

1. Surat Peminjaman Barang untuk Acara Sekolah

Acara sekolah merupakan salah satu momen spesial bagi murid dan guru. Acara tersebut juga membutuhkan banyak peralatan. Biasanya, pihak sekolah meminjam berbagai macam barang dari pihak lain untuk memperlancar penyelenggaraan acara tersebut. Contoh barang yang dimaksud seperti tenda, sound system, meja, kursi, dan lain sebagainya.

Oleh karena itu, dibutuhkan surat peminjaman barang yang berisi permintaan peminjaman barang untuk acara tersebut. Surat peminjaman barang untuk acara sekolah ini harus dikirim minimal satu minggu sebelum pelaksanaan acara bertujuan untuk memberikan waktu kepada pemilik barang untuk mempersiapkan dan mengirimkan barang yang dipinjam. Selain itu, surat peminjaman barang juga untuk menunjukkan kesiapan pihak sekolah untuk mengembalikan barang yang dipinjam dengan baik dan utuh setelah acara selesai.

Surat peminjaman barang untuk acara sekolah biasanya memuat informasi tentang nama sekolah, tanggal peminjaman, nama dan jenis barang yang dipinjam, serta tanggal pengembalian barang yang dipinjam. Selain itu, ada juga tanda tangan pengesahan yang harus dilampirkan pada surat peminjaman barang tersebut.

Contoh surat peminjaman barang untuk acara sekolah bisa ditulis sebagai berikut:

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pemilik Barang

di Tempat

Dalam rangka penyelenggaraan acara sekolah yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Senin, 31 Agustus 2020

Waktu: 08.00 - 14.00 WIB

Tempat: SMA Negeri 1 Jakarta

Dalam acara tersebut, kami akan meminjam barang milik Bapak/Ibu, sebagai berikut:

• 10 buah tenda


• 2 set sound system


• 20 buah meja


• 50 buah kursi


• 10 buah kipas angin

Kami bertanggung jawab atas barang yang dipinjam dan akan mengembalikannya dengan kondisi yang sama pada:

Hari/Tanggal: Selasa, 1 September 2020

Waktu: 08.00 - 14.00 WIB

Tempat: Tempat asal barang

Demikian surat peminjaman barang ini kami ajukan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Penanggungjawab

Nama: Agus Santoso

Tanda Tangan:

Cara Menulis Surat Peminjaman Barang yang Baik dan Benar

Saat hendak meminjamkan sebuah barang, khususnya dalam lingkup organisasi, surat peminjaman barang dibutuhkan. Fungsi surat peminjaman barang adalah sebagai bukti tertulis bahwa barang tersebut dipinjamkan dan akan dikembalikan dalam waktu yang ditentukan. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui cara menulis surat peminjaman barang yang baik dan benar. Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan:

Pastikan Format Surat sesuai Standar Formal

Sebagai sebuah dokumen formal, surat peminjaman barang harus memiliki format yang jelas dan standar. Pastikan bahwa surat sudah menggunakan kertas resmi, kemudian buatlah kop surat yang berisi identitas organisasi atau lembaga yang menerbitkan surat. Selanjutnya, tuliskan tanggal surat, nomor surat, serta kepada siapa surat akan dikirimkan.

Format surat peminjaman barang yang bersifat formal terdiri dari tiga bagian utama: pembukaan, isi, dan penutup. Bagian pembukaan dibuka dengan kalimat permohonan peminjaman barang. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas, kemudian lanjutkan dengan isi surat yang menjelaskan barang apa yang akan dipinjamkan, berapa lama akan dipinjamkan, dan tujuan pemakaian barang tersebut.

Di dalam isi surat, pastikan juga terdapat informasi tentang siapa yang bertanggung jawab atas barang yang dipinjamkan serta bagaimana cara pengembalian barang yang sudah dipinjamkan. Jangan lupa juga untuk memperjelas ketentuan mengenai jika terjadi kerusakan atau hilangnya barang yang dipinjamkan.

Bagian penutup surat peminjaman barang seharusnya berisi ucapan terima kasih karena telah dipinjami barang tersebut. Cantumkan juga kesediaan untuk menjelaskan apapun jika ada pertanyaan dari pihak yang meminjam. Akhiri dengan tanda tangan dan nama dari pihak yang mengirimkan surat peminjaman barang ini.

Pilih Bahasa yang Jelas dan Sopan

Bahasa yang digunakan dalam surat peminjaman barang haruslah jelas dan sopan. Hal ini dilakukan agar surat terlihat profesional dan akan membuat pihak yang meminjam barang merasa dihargai. Pastikan juga bahwa surat tidak menggunakan bahasa yang terlalu formal atau terlalu santai.

Selain itu, gunakan kalimat yang mudah dipahami dan hindari penggunaan kata-kata yang berbelit-belit. Tujuannya adalah agar surat mudah dipahami oleh pihak yang meminjam barang dan juga membuat pihak yang menerbitkan surat terlihat jelas dan terpercaya.

Tentukan Waktu dan Ketentuan Pengembalian Barang

Sebelum meminjamkan sebuah barang, pastikan telah ditentukan waktu pengembalian yang jelas. Bahkan, waktu pengembalian sebaiknya sudah ditulis pada surat peminjaman barang tersebut. Hal ini dilakukan agar pihak yang meminjam barang bisa mengembalikan barang tepat waktu dan tidak terlambat.

Selain itu, pastikan bahwa terdapat ketentuan pengembalian barang yang jelas dan terperinci pada surat. Jelaskan bagaimana cara mengembalikan barang, apakah barang harus dikembalikan dalam kondisi yang sama saat dipinjamkan atau boleh dikembalikan dalam kondisi yang berbeda. Pastikan juga dilakukan pengecekan barang sebelum dan setelah dipinjamkan untuk memastikan bahwa barang tidak mengalami kerusakan.

Buat Kop Surat yang Jelas

Salah satu bagian penting dalam surat peminjaman barang adalah kop surat. Kop surat berisi logo atau identitas dari organisasi yang menerbitkan surat peminjaman barang. Pastikan bahwa kop surat yang digunakan jelas dan terlihat profesional agar pihak yang meminjam barang tidak ragu untuk menerima surat tersebut. Selain itu, buatlah kop surat yang mudah diingat dan simpel agar terkesan mudah diingat.

Pastikan Informasi Mengenai Barang yang Dipinjam Jelas dan Lengkap

Setiap barang yang dipinjam harus memiliki identitas yang jelas dan lengkap agar memudahkan proses pengembaliannya. Jangan lupa untuk mencantumkan informasi mengenai kondisi barang saat dipinjamkan serta perjanjian yang telah diatur mengenai kondisi saat akan dikembalikan.

Informasi lain yang juga harus dicantumkan pada surat peminjaman barang adalah nama dan identitas lengkap dari pihak yang meminjam barang. Hal ini dilakukan agar memudahkan untuk menghubungi pihak yang meminjam barang jika terdapat hal-hal yang perlu diklarifikasi terkait barang yang dipinjam.

Cara menulis surat peminjaman barang yang baik dan benar sebenarnya tidaklah sulit. Yang terpenting adalah memperhatikan format dan bahasa yang digunakan dalam surat tersebut. Selain itu, pastikan bahwa isi surat menyertakan informasi yang cukup dan jelas mengenai barang yang akan dipinjamkan, termasuk ketentuan pengembaliannya.

Terima Kasih Sudah Membaca Surat Peminjaman Barang Ini!